AKTIVITETSGRUPPEN KA2IF 

Målet med denna arbetsgrupp som ligger under Idrottssektionen, är att främja gemenskap för KA2Ifs medlemmar och tränare. Detta gör vi genom att anordna gruppöverskridande aktiviteter.  

Exempel på aktiviteter som aktivitetsgruppen ansvarar för att boka in och planera för: 

-Gemensamma tävlingsresor 

-Gemensamma träningsdagar  

-Medlemsdagar 

-Läger på hemmaplan  

Aktivitetsgruppen sammanträder ca: 1 - 4 ggr/år-digitalt eller fysiskt.  

Gruppen består av minst en representant (kan vara tränare eller förälder) från respektive träningsgrupp i åldersklasserna 12 år och äldre.  

Inför inom-och utomhussäsongen lämnar aktivitetsgruppen ett förslag på lämpliga tävlingsresor till styrelsen som sedan beslutar om genomförandet. Aktivitetsgruppen fördelar resorna på ett jämlikt vis där alla tar ansvar för minst en resa (ibland kan det vara två ansvariga på samma resa). I samband med denna planering görs en uppskattning av hur många deltagare, vilket färdmedel (om minibussar-antal som bokas i förväg av Gabriella Stål) som vi ska planera för.  

För att aktiva från en träningsgrupp (från 12 år)ska få åka med på tävlingsresor och läger ska det finnas en representant från gruppen i aktivitetsgruppen. Grundtanken är också att det behöver följa med minst en tränare från varje grupp på tävlingsresorna, men om den aktive innehavande år fyller 14 år eller är äldre, har god tävlingsvana och klarar sig självständigt under tävling kan man göra överenskommelser grupper emellan, om man totalt sett är tillräckligt många ledare som åker med på resan (med undantag för mästerskap då det bör vara ordinarie tränare). För att det ska vara lagom många tränare med på tävlingsresa är ett riktmärke en ledare per 5 - 6 aktiva. Ansvarig för tävlingsresa har ansvar för att det blir lagom många medföljande ledare.  För 12 - 13 - åringarna behöver det finnas tränare från egen grupp  (undantag kan göras om dess förälder är medföljande ledare/tränare i äldre grupp och åker med på resan av den anledningen). Det  kräver mer som tränare att åka med yngre aktiva och de behöver vänja sig vid bortatävlingar på ett tryggt vis. 

Aktivitetsgruppen 2023 består av:  

2003 2006 - gruppen: Anna Strenius 

2007-gruppen: Gabriella Stål 

2008-gruppen: Anneli Gustavsson

2009-gruppen: Andreas Kraft

2010-gruppen: Mitya Dalesio

2011-gruppen: Andreas Hallengren

2012-gruppen: Oskar Aspington

Löpgruppen: Magnus Jacobsson 

Checklista för aktivitetsledare som ansvarar för tävlingsresa: 

FÖRE AVRESA 

-Ha inloggningsuppgifter för SportAdmin (kontakta ordförande om du saknar detta) 

-Meddela det slutgiltiga antalet minibussar till Gabriella Stål (0761-64 54 54) som ansvarar för kontakten med AVIS. Minst en vecka i förväg måste vi boka av bussar som inte behövs. 

-I god tid reservera/boka boende till det antal personer vi uppskattar ska åka med. Ju lägre kostnad för boendet desto större chans att många åker med, så sträva efter storsal, fyrbäddsrum eller liknande. Bra om boendet har fri avbokning så nära inpå ankomst som möjligt. Boendekostnad för den aktive räknas ut genom att dela hotellkostnaden med antalet bäddar vi bokar totalt. KA2IF står för kostnad som har med transporten att göra (tex. hyra av minibussar, drivmedel, parkeringskostnader osv) och startavgifter för tävlingen. Den aktive betalar för boende och mat. KA2 IF står för både transport och boende för ledare som åker med på resan.  

-Skriva inbjudan och lägga ut på FB-grupperna ”Medvind i steget” och ”Tränarna”. Även bra att skicka en blänkare till aktuella gruppers tränare via SportAdmin. Det är sedan upp till tränarna i respektive grupp att maila ut den till sina grupper. För den aktive är resan bindande efter sista anmälningsdag och det bör stå med i inbjudan (50% kan dras av om den aktiva av giltigt skäl måste lämna återbud. Giltigt skäl är ny skada eller sjukdom- ansvarig tränare för den aktive avgör). Även bra om vi sätter ”ca” och att fakturaavgift tillkommer framför kostnaden i inbjudan då det kan diffa lite i slutändan.  Bifoga medlemspolicyn med inbjudan.

KA 2 Idrottsförening (sportadmin.se)

-Se till att aktiviteten finns kopplad till formulär i SportAdmin innan anmälan går ut. Kolla här: 

https://sportadmin.se/form/form.asp?ID={431AD89F-3839-4A5D-AE87-5FF43FD5A909} 

-När anmälningar kommer in flytta dem till rätt aktivitet/tävling i SportAdmin 

-I förväg fördela vilka som bor ihop vid hotellövernattningar. Stäm av med tränarna i aktuella grupper vid behov. Tänk kön, åldersgrupper osv. Undantag kan göras om det är sambos, syskon eller barn/förälder.  Om ledare önskar enkelrum bekostar de själva mellanskillnaden på kostnaden för enkelrummet och alternativet KA2s aktivitetsledare tagit fram- samt ombesörjer bokningen (men informerar ansvarig aktivitetsledare). Ledaren betalar sedan till swishnr: 123 663 22 69

-Hålla kontakt med boendet och göra bokningen permanent med rätt antal rum när anmälningstiden för resan gått ut. 

-Vid behov maila ut ytterligare info till deltagare/ledare inför resan 

-Koppla aktiviteten till faktura i SportAdmin 

-Kolla så samtliga deltagare betalt in kostnaden för tävlingsresan före avfärdsdag 

-Ha koll på om stavar ska med på resan. Samarbete mellan tränare och föräldrar som ansvarar för att frakta dem till AVIS eller annan avfärdsplats samt hjälpas åt att lasta dem på minibussen. 

-Vid mer än 30 mils resa enkel i bil eller minibuss bör det vara två chaufförer per transport.

UNDER RESA 

-Följer KA2 IF:s policy för ledare: 

https://ka2if.sportadmin.se/sida/?ID=235106 

-Följer KA2:s alkohol-och drogpolicy: 

http://ka2if.se/dokument/Styrelsedokument/Drogpolicy.pdf 

-Ha en sammanhållande funktion och helst vara klädd i KA2-kläder 

-Räkna in de aktiva och tränare vid avresa, hemresa och vid eventuella stopp på vägen 

-Veta var i SportAdmin aktiva och deras föräldrars telefonnummer finns.  

-Skriva ut listor från SportAdmin för att få koll på allergier etc.  

-Se till att alla använder säkerhetsbälte vid storbuss (i minibuss ansvarar respektive chaufför).  

-Hämta ut nummerlappar vid ankomst till tävlingsarenan 

-Bestämma en uppsamlingsplats där de aktiva kan ha sina väskor och ses mellan sina grenar 

-Informera om att alla behöver vara på sina rum och sova vid lämplig tid (22-22.30?) 

-Kontakta den aktives föräldrar vid sjukdom eller oönskat beteende (eller gör ansvarig tränare detta) 

-Tillsammans med medföljande tränare samordna gemensamma restaurangbesök/tillagande av måltider och sköta transporter till och från boendet-arenan 

-Vara informerad om var närmaste vårdinstans finns i händelse av sjukdom eller skada hos de aktiva 

-Göra en sammanfattning av tävlingsdagen på FB ”Medvind i steget”  

EFTER RESA 

-Se till att allt skräp plockas ut från använt färdmedel

-Invänta och se så att alla deltagare blir hämtade vid upphämningsplatsen i Karlskrona 

-Informera minibussarnas chaufförer om att tanka fullt vid hemkomst. Kvitto för detta och andra utlägg såsom tex parkeringsavgift skickas sedan till kassören.  

- Tillsammans med tränare och föräldrar se till att stavar kommer till förråd 

Kontaktpersoner för aktivitetsgruppen 2023:   Gabriella Stål 0761 - 645 454